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(re)Aprendiendo a Redactar Correos Electrónicos

He dedicado una tarde a revisar mi estilo en la redacción de correos electrónicos mediante un curso de Porta22. En principio, todos sabemos escribir correos, pero merece la pena parar de vez en cuando a examinar cómo es nuestro desempeño en esta actividad. Pensemos que si recibimos unos sesenta correos al día, conseguir ahorrar un segundo en cada uno de ellos implica ahorrar seis horas al año. Además, hagamos memoria del último año... ¿Cuántos problemas laborales han derivado de un malentendido a causa de un correo electrónico? Realmente, en estas tareas tan cotidianas, un pequeño avance puede suponer una gran ventaja.

El estilo
Es importante cuidar la presentación. Por suerte, hemos mejorado mucho pero el Outlook ha hecho bastante daño en forma de Comic Sans y los fondos de globitos de colores.
  • Utilizar tipografías estándar y de fácil lectura en pantalla. Utilizar tipos de letra atípicos puede ser un punto a favor en alguna ocasión, pero en general no merece la pena correr ese riesgo.
  • Todos los tamaños de letra inferiores a 9 puntos corren el serio riesgo de ser ignorados.
  • Si quieres destacar algún fragmento, usa negrita o cursiva, pero nunca mayúscula (para que no se interprete como un grito) ni subrayado (para que no se confunda con un enlace).
  • Personalmente me gusta dejar espacio entre párrafos para facilitar la lectura.
  • En una empresa es conveniente tener un libro de estilo que establezca todas estas directrices y que permita que todos los emails de la corporación salgan con el mismo formato.
Maximizar la prudencia
Quizá la idea más repetida de la sesión sea que siempre hemos de partir de la base de que cualquier cosa que escribamos en un correo electrónico es susceptible de ser leída por toda la humanidad. A mí esto me parece una reedición digital del imperativo categórico de Kant: "escribe de tal manera que tu estilo de redacción pudiera ser adoptado por cualquier usuario".  Por tanto, aunque decir algo por correo electrónico pueda resultar muy cómodo y casi aséptico, en realidad muchas ocasiones una llamada telefónica es lo pertinente.

Un poco de estrategia
Antes de lanzarse a escribir es conveniente pararse un poco a pensar en objetivos y en la esencia del mensaje que queremos transmitir:
  1. Empezar con un fin en mente. ¿Para qué va a servir el correo? ¿Qué esperamos de él? Toda la redacción debe estar orientada a la consecución del fin y todo lo que no obedezca a ese fin merece ser desechado.
  2. Elegir bien el asunto. Éste debe ser descriptivo, hasta el punto que, con los colaboradores directos, algunos mails pueden incluso limitarse al asunto y no contener texto en el cuerpo.
Logrando una comunicació efectiva
  • El correo es un medio y no un fin. El correo es un medio de comunicación y no un texto para pasar a la posteridad. Los correos son una necesidad, una herramienta de gestión, así que lo que importa es lograr acabarlos en el menor tiempo posible y también hacer perder el menor tiempo posible al receptor.
  • Buscar el camino más corto. Acostumbramos a asociar la longitud del texto y su ampulosidad a la pericia del escritor. Esto es una falacia en toda regla. Si el que escribe es competente logrará transmitir el mensaje con frases simples y recurriendo a las mínimas oraciones subordinadas.
  • "Ruego que me disculpe, no he tenido tiempo de hacer un escrito más breve". Nunca recuerdo qué escritor francés dijo esta frase pero es muy acertada. Un texto conciso y con toda la información necesaria es muy de agradecer y denota un mayor trabajo y elaboración que los textos largos.
  • Utilizar la numeración y las listas de viñetas para organizar la información.
  • Si nuestro correo electrónico es directo y rápido de leer, ganaremos puntos para conseguir que sea leído. Pensemos que nuestro texto compite en la bandeja de entrada con mucho otros y hemos de conseguir que no sea el elegido para ser "dejado para luego".
  • Ser auténtico y natural. Es mejor huir todo lo posible de los formalismos del tipo "resto a tu disposición" porque estan tan utilizados que no transmiten absolutamente nada.
  • No utilizar postdatas por debajo de la firma ya que nunca se sabe si quedará fuera de la pantalla y, por tanto, nunca llegará a leerse.
La importancia de los emoticonos
Aquí, me quedé completamente sorprendido al constatar que toda una filóloga como Teresa Baró vaticinaba que los emoticonos se incorporarían en los próximos años a la lengua formal. De hecho, hemos de pensar que algunos signos de puntuación como "..." o "¡!" son en cierta manera emoticonos. Un uso apropiado de los más comunes como :-)   :-(    ;-) no sólo no es contraproducente, sino que puede ser muy útil para agilizar la conversación y lograr una comunicación más directa. Cada emoticono puede ahorrarnos unas líneas de texto.

Si queréis saber más cosas os recomiendo el blog de Teresa Baró, que ha demostrado una excelente habilidad comunicativa en la sesión de a la que asistí.

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